Come organizzare convegni aziendali

Tea Vergani

Come organizzare convegni aziendali

Un manuale utilissimo per segretarie, studenti di istituti alberghieri e turistici e per gli stessi professionisti del settore (professional congress organizers e meeting planners).

Printed Edition

31.50

Pages: 272

ISBN: 9788846446237

Edition: 1a ristampa 2007, 2a edizione, aggiornata 2003

Publisher code: 1060.84

Availability: Discreta

Organizzare un convegno d'affari comporta una serie di scelte progressive, da effettuare con tutta la vostra abilità, competenza, capacità. Dovete riuscire convincenti verso l'azienda che vi ha dato l'incarico, dimostrando professionalità ed efficienza; dovete trasmettere le vostre idee ai fornitori e motivarli a dare il meglio delle proprie possibilità, dovete "vendere" la vostra manifestazione al pubblico, convincendolo dei vantaggi che conseguirà partecipando.

Nato da una lunga esperienza pratica sul campo, questo manuale guida il lettore passo dopo passo, offrendogli tutti gli strumenti pratici per pianificare e realizzare manifestazioni aziendali. Non c'è niente di troppo complesso e niente di troppo piccolo che venga tralasciato.

Gli argomenti vengono affrontati nella stessa sequenza temporale da rispettare per un'efficace soluzione di problemi e sviluppati attraverso numerosi esempi pratici, lettere aziendali, check-list.

Qui troverete:

- le caratteristiche dei sistemi audiovisivi da noleggiare;

- la negoziazione per l'affitto di sale per convegni e alberghi;

- come definire prezzi e menù dei pasti;

- come colloquiare con competenza con grafici e tipografi;

- come comportarsi con i relatori, gli sponsor, i vip;

- tempi e tecniche di mailing;

- le prenotazioni dei mezzi di trasporto;

- gli allestimenti e le decorazioni delle sale;

- reclutamento e mansioni del personale, delle hostess, degli interpreti;

- come fare il budget preventivo e quello consuntivo.

Questo libro risponde alle domande di quelle segretarie che dall'oggi al domani devono inventarsi una nuova professionalità, ma nello stesso tempo costituisce un utile strumento di consultazione per professional congress organizers e meeting planners . Un volume indispensabile per quanti vogliono aumentare il proprio prestigio in azienda e per coloro che desiderano soddisfare al meglio le aspettative del cliente.

Tea Vergani ha maturato una lunga esperienza professionale presso agenzie viaggi e tour operator. Autrice di libri di testo per la scuola media superiore, è insegnante di Laboratorio turistico presso un istituto tecnico statale. Ha organizzato manifestazioni per aziende e istituzioni quali: Comune di Milano, Consorzio Oasis, Università Statale di Milano, Cee di Bruxelles ecc. Per FrancoAngeli ha già pubblicato I clienti stranieri nel ristorante italiano .


I preliminari
(Definire l'obiettivo; Definire il target; Scegliere un buon tema e un buon periodo; Creare un clima favorevole; Le doti dell'organizzatore; L'importanza della programmazione e della verifica; Cosa non fare)
Scelta della località
(Esaminare l'offerta in concorrenza; Elementi di selezione della località)
Come scegliere la sede più idonea
(La sede più vicina: la vostra stessa azienda; Gli spazi ad uso gratuito: sale riunioni e auditorium pubblici; I privati: il centro congressi; Padiglioni fieristici; Spazi all'aperto; Dimore storiche ed ex conventi; La nave crociera; I mezzi di locomozione; L'albergo: la soluzione più semplice; Il sopralluogo; Esempi di schede di strutture congressuali)
Lessico congressuale
(Il cerimoniale)
L'organizzazione: la costituzione della segreteria
(Organigramma; Ricerca del patronato e del comitato d'onore; Ricerca dei relatori e del chairman; Ricerca dello sponsor; Lettere per la richiesta di sponsorizzazione ed inviti ai relatori)
I contatti con i fornitori
(Premesse comuni a tutti i tipi di contratto; Il contratto d'appalto di servizi; Il contratto d'opera intellettuale; Il contratto di trasporto e di noleggio mezzi; Il contratto assicurativo; Il contratto alberghiero)
La scenografia
(Allestimenti; Mostre e trade show; Caratteristiche di un contratto tipo; Addobbi floreali)
Gli audiovisivi
(I sistemi audio; I sistemi di traduzione; Sistemi video; Glossario dei termini audiovisivi)
La ristorazione
(Come scegliere il luogo; Gli accordi; Cosa servire: lessico della ristorazione; Il menù; La scenografia; I tempi; Servizio barriera e coupon di ristorazione; Pasti non in programma: i ristoranti consigliati)
Programma sociale pre e post manifestazione
(Itinerari, visite, escursioni turistiche; Shopping; Corsi e lezioni; Spettacoli distensivi)
La grafica
(L'invito e il programma; Scheda di iscrizione/registration form; Scheda di prenotazione/reservation form; Presentazione aziendale; Relazioni; Libro degli abstracts; Documentazione sui temi del convegno; Consigli utili per pasti personali; Consigli utili per lo svago ed il tempo libero, per i trasporti pubblici; Foglio per richiesta intervento; Proceedings/atti del convegno; Biglietto porta messaggi; Blocco per appunti; Coupon pasti o lettere d'invito ai pasti; Programma per gli accompagnatori/pre-post manifestazione; Coupon per programma turistico; Foglio richiesta attestato di partecipazione; Attestato di partecipazione o premio; Badge: cartellini portanome; Segnaposti e menù; Carta da lettere e buste; Cartelle o valige portadocumenti; Poster e locandine; Ricevute dei pagamenti)
La promozione
(L'ufficio stampa; I servizi fotografici e i filmati; La regalistica)
Comunicare un evento su World Wide Web
(Individuare l'obiettivo; L'immagine di un evento, su web)
Interpretariato e traduzioni
(L'interpretariato orale; Le diverse tipologie e modalità di traduzione; Segreto professionale ed obiettività; La traduzione scritta; La traduzione da nastri magnetici e videoscrittura; Interpreti per fiere)
Elementi del budget
(I ricavi; I costi)
Comunicare in pubblico
(Comunicare con le parole; Comunicare con le immagini; Speech support)
Come ricevere i partecipanti
(I requisiti degli addetti all'accoglienza; Strategie per evitare i possibili problemi; Descrizione delle operazioni)
Le ultime fasi di verifica
(Materiale documentario; Ultimi controlli prima della manifestazione)
Chiusura e bilancio
(Post congress tour; Relazioni pubbliche; Pubblicazione degli atti o dei proceedings; Stesura di una relazione consuntiva; Controllo budget conclusivo; Valutare i risultati)
Bibliografia.

Contributors:

Serie: Manuali

Subjects: External Communication. Public Relations - Commerce, Tourism and Travel: Professional Manuals

Level: Books for Professionals

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