Il sistema dei documenti nella gestione per la qualità

I documenti: strumenti indispensabili per la gestione dell'azienda
(Lessico e utilizzo; L'analisi per processi: linea operativa d'interesse primario per l'individuazione dei documenti necessari alla gestione dell'azienda; Documenti aziendali non direttamente afferrati ai singoli processi; I documenti visti nella loro funzione di strumenti di lavoro; Individuazione e stesura dei documenti. Uno sguardo alle Norme
Identificazione dei documenti: titolo, origine, datazione
(Note generali; Il titolo; Origine e datazione; numerazioni progressive e "alfanumeriche"; La "piramide" dei documenti)
Dinamica, conservazione, reperibilità, archiviazione, ridondanza
(La "mobilità" dei documenti; Conservazione e reperibilità degli "originali"; L'inoltro dei documenti; Disponibilità e reperimento dei documenti sul luogo del loro utilizzo; La "mappatura" dei luoghi ove sono collocati i documenti; I documenti a ciclo di utilizzo breve; L'archiviazione dei documenti; La ridondanza: un fatto da evitarsi)
Inquadramento e prima definizione del "sistema dei documenti". Analisi per processi e diagrammi di flusso delle attività
(Considerazioni preliminari; Analisi per processi e diagrammi di flusso; Diagrammi di flusso "semplici" in aziende piccole o impegnate in una sequenza di attività limitata; Stesura di diagrammi di flusso via via più particolareggiati nel corso dell'analisi per processi di un'azienda di complessità media o elevata; I "diagrammi di flusso": documenti tipici del lavoro di strutturazione dell'azienda in quanto "organizzazione"; Individuazione, elencazione, suddivisione per tipologia di documenti, effettuate utilizzando i diagrammi di flusso; Diagrammi di flusso e documenti operativi nelle aziende che forniscono servizi; La prima individuazione dei documenti effettuata con metodologie diverse da quella costituita da analisi per processi e diagrammi di flusso; Note riepilogative)
Le "funzioni aziendali" e gli "organigrammi". Definizioni, utilità
(L'organizzazione "convenzionale" di un'azienda; Il concetto di base di "funzione aziendale"; Convergenza e reciproca integrazione tra "processo" e "funzione aziendale"; Impostazione dell'organigramma: individuazione delle funzioni e loro collocazione; Stesura definitiva dell'organigramma. Completamento mediante definizioni tratte dalla prassi; Definizione ed utilizzo dell'organigramma nelle aziende medio-piccole e decisamente piccole. Perplessità, esitazioni, chiarimenti)
I mansionari. Il loro utilizzo in quanto tali e per individuare gli altri documenti necessari per la gestione dell'azienda
(Il concetto di "mansionario"; Mansionari relativi a "funzioni" e "sottofunzioni" aziendali, o comunque a gruppi organizzati di dipendenti dell'azienda; Mansionari semplici; Mansionari di media complessità; Mansionari estesi e complessi; Il lavoro di gruppo "allargato" per la definizione dei mansionari; Il problema di portare i mansionari a conoscenza dei dipendenti; Le verifiche dei mansionari e le eventuali modifiche; Il classico "chi-fa-che-cosa" visto (e completato) in termini attuali)
I documenti tipici della gestione per la qualità
(Considerazioni d'ordine generale; Documenti declaratori della Direzione; Il Manuale della Qualità; Documenti relativi ai "riesami" sul piano quantitativo; Documenti relativi ai "riesami" sul piano organizzativo; Documentazione che le Norme per la Qualità edizione 1994 non prevedevano; Il controllo periodico e documentato degli strumenti di misura; Il "piano della qualità"; I "programmi". Concetti di base; Le "fasi" di svolgimento di un programma e la documentazione relativa ad ognuna di esse; La sequenza P.D.C.A. come "logica di realizzazione" e nelle sue conseguenze sulla stesura dei documenti e il relativo completamento)
La documentazione relativa a "programmi" e a "piani"
(Concetti-base e lessico; Il "programma" ed i relativi documenti; Il "piano" nella sua impostazione logica e sequenziale e nella valutazione dei risultati; Il documento portante di un "piano"; I documenti che portano i dati relativi alla situazione quale si può valutare "prima" di avviare la definizione di un nuovo "piano"; I documenti che portano i dati rilevati "dopo" l'attuazione del "piano"; Il "pacchetto" dei documenti relativi a un "piano". Raccolta ed archiviazione; L'utilizzo del "diagramma di Gantt" nello svolgimento di un "piano"; Il cash-flow; Le preoccupazioni relative all'entità e alla complessità dei documenti relativi ad un "piano". Il valore come "patrimonio aziendale")
Documenti che portano dati concernenti la "gestione"
(Il ruolo essenziale dei documenti sui quali vengono annotati dati "quantitativi" concernenti i vari aspetti della gestione dell'azienda ("organizzazione"); Documenti che portano "dati" concernenti la fabbricazione, il relativo monitoraggio e l'individuazione degli "indicatori"; Documenti che portano dati concernenti le vendite e i clienti; Documenti che portano dati concernenti le attività di controllo; Documenti che portano dati concernenti "piani" e "programmi"; Le procedure relative ai documenti che portano dati; La gestione dei "documenti che portano dati". Una tematica che non deve destar preoccupazioni)
I documenti che portano dati di gestione nelle aziende che forniscono servizi
(Osservazioni di carattere generale; L'analisi del servizio considerato come "processo"; Organigrammi e mansioni delle aziende che forniscono servizi; I documenti relativi alla "progettazione" di un servizio; Documenti relativi alla programmazione del lavoro (fornitura di servizio); Procedure tecniche scritte per l'erogazione del servizio ed i relativi controlli; Documenti che portano dati quantitativi risultanti dal monitoraggio del servizio fornito e documenti che portano dati tipicamente statistici; Documenti direzionali utilizzati per la "gestione per la qualità" e per la dimostrazione (ove richiesta) che questa sia una realtà in azienda)
I documenti relativi alle norme, cogenti e volontarie, che l'azienda è tenuta ad osservare. Raccolte complete e aggiornate, facilmente reperibili. Conoscenze estese e approfondite dei relativi contenuti. Applicazioni congiunte di norme facenti parte di differenti "sistemi"
(Il concetto di "norma" riferito alle attività aziendali; Le "norme cogenti"; Le norme "consensuali" o "volontariamente accettate"; Le "raccolte" delle norme. Le tematiche della reperibilità, dell'aggiornamento e della "conoscenza aziendale" delle norme stesse; La conoscenza e l'applicazione di tutte le norme che concernono l'attività dell'azienda: un argomento di per sé ovvio ma non privo di problemi; La presenza nei documenti di gestione di uso abituale di prescrizioni derivanti da norme "cogenti" e "volontarie", facenti parte di vari sistemi. Operatività congiunta del "Sistema per la Gestione per la Qualità" e di altri sistemi; Esposizione riassuntiva, "per punti", di quanto esposto nei paragrafi precedenti del presente capitolo)
Documenti "relativamente complessi" e "gruppi logici di documenti"
(Che cosa s'intende in questa sede per "documenti relativamente complessi" e "gruppi logici di documenti"; Disegni ed altri documenti di progetto nelle aziende che fabbricano merci, semilavorati e prodotti finiti; I "cicli di fabbricazione". Documenti complessi e tipicamente "ramificati"; I "programmi" e i "documenti" di programmazione; Documenti relativi alle "vendite", ai rapporti con i clienti, alle ricerche di mercato; Documenti relativi alla definizione e all'erogazione dei servizi. Concetti fondamentali, lessico, stesura e utilizzo; Documenti su cui registrare ed evidenziare i parametri relativi alla gestione (indicatori); I documenti concernenti "piani" e "programmi"; Documenti relativi a "verifiche interne", rendiconti globali periodici, miglioramenti programmati e ottenuti; Documentazione relativa a "visite ispettive" effettuate da parte

Contributi:

Collana: Am / La prima collana di management in Italia

Livello: Testi per professional