La "razionalizzazione della spesa", sia nelle imprese che nella pubblica amministrazione, è oggi una priorità del management, che deve creare valore, attraverso la riduzione dei costi e la diffusione della loro consapevolezza (cost consciousness) all'interno dell'organizzazione.
Razionalizzare la spesa crea valore quando non si limita al conseguimento di risparmi, ma determina una riduzione strutturale dei costi all'interno degli obiettivi di risultato dell'organizzazione. In questa ottica il Procurement management è un elemento importante, ma parziale, della gestione complessiva della spesa, in quanto è relativo al come, e non al perché, si spende.
La gestione della spesa (Spend management) è, invece, un'attività che si pone a monte della formazione della domanda, interagisce con l'offerta, include lo strumento del Procurement management, e manifesta i suoi effetti sul risultato bottom line d'azienda.
Gestire la spesa è più che ridurre i costi, è portare a livello strategico le decisioni su dove e come spendere, ottimizzando le risorse e la flessibilità, ottenendo i migliori risultati nell'ottica dello sviluppo strategico del business e della creazione del valore, realizzando una struttura dei costi definita e gestibile nel tempo, in coerenza con gli obiettivi strategici dell'azienda.
Per attuare lo Spend management non basta agire sulla ottimizzazione delle transazioni commerciali, ma bisogna operare in un'ottica strategica, in coerenza con gli obiettivi di risultato dell'organizzazione, per arrivare a governare la domanda interna, che condiziona la composizione ed i volumi della spesa, e gli approvvigionamenti, visti come sistema, che ne determinano l'ammontare attraverso i prezzi, le modalità e la resa delle forniture.

Riccardo Colangelo, laurea in Ingegneria Elettronica presso l'Università di Pisa e MSEE dalla Stanford University, si è occupato di progettazione hardware, CAD-CAM, sistemi informativi gestionali nell'industria della difesa. Successivamente, come direttore operativo di un'azienda di consulenza informatica, si è interessato di gestione della produzione e dei materiali e di automazione della progettazione. Da molti anni svolge attività di consulenza organizzativa, sia per imprese che per la PA, occupandosi in particolare dell'area approvvigionamenti. È docente nell'area del Procurement nei Master di diverse università, ed è membro di commissioni giudicatrici per gare di appalto nella PA. Ha al suo attivo molte pubblicazioni, in particolare nel settore del Procurement management, tra le quali il libro Supply Chain Management. Come migliorare la gestione degli approvvigionamenti e dei fornitori, Il Sole 24 Ore. E-mail: r.colangelo@stanfordalumni.org