L'associazione internazionale AIIM (Association for Information and Image Management), ha definito per la prima volta nel 2000 il termine Enterprise Content Management (ECM). Da allora, la definizione si è sempre più affinata poiché le piattaforme di gestione dei contenuti aziendali si sono evolute, incorporando al loro interno non solo le informazioni presenti nel Sistema Informativo ma anche quelle esterne all'organizzazione.
Se nel 2005, l'ECM veniva definito semplicemente come una tecnica usata per: catturare, gestire, immagazzinare, preservare e fornire le informazioni relative ai processi organizzativi, oggi, il termine indica un insieme di strategie, metodi e strumenti utilizzati per gestire tutto il ciclo di vita del contenuto aziendale. Si è passati da un sistema di Document Management, con l'obiettivo di massimizzare l'efficacia e l'efficienza nella gestione dell'infrastruttura informativa, verso un sistema per la gestione integrata dell'organizzazione.
Solitamente non tutte le informazioni presenti nell'ambiente organizzativo vengono gestite, non rientrando così nel processo decisionale. L'efficiente gestione della conoscenza risulta perciò essere uno dei fattori performanti per il mantenimento del vantaggio competitivo. In quest'ottica, gli strumenti di Enterprise Content Management risultano essere fondamentali, poiché semplificano e velocizzano le operazioni di gestione delle informazioni, aumentando di conseguenza la produttività individuale ed in generale l'efficienza del sistema. I sistemi di content management rientrano sempre più all'interno degli strumenti di IT strategy, utili alle grandi imprese ma anche alle PMI, per incrementare il loro vantaggio competitivo.

Alessandro Zardini (Ph.D.), assegnista di ricerca e professore a contratto presso l'Università degli Studi di Verona. Membro del comitato organizzativo per il Master universitario di primo livello in Business Intelligence e Knowledge Management.